jueves, 29 de agosto de 2013

El modelo de Evaluación, Aprendezaje y Mejora (EVAM)


Cuando hablamos de modelos de gestión de la calidad en las Administraciones Públicas nos podemos referir a la necesidad de evaluar las políticas y programas que las distintas Administraciones están llevando a cabo.

Evaluar proviene del latín valere, que significa “estimar”, apreciar, calcular el valor de algo. El diccionario de la RAE indica que “evaluación” consiste en la “acción y efecto de señalar el valor de una cosa”. En el seno de la  OCDE/CAD, el Grupo de expertos de Evaluación de Programas de Asistencia Internacional de la Organización de Cooperación y Desarrollo Económico/Comité de Asistencia para el Desarrollo, en 1991  define la evaluación como “un escrutinio -lo más sistemático y objetivo posible- de un proyecto, programa o política en ejecución o terminado, y sus dimensiones de diseño, ejecución y resultados. El propósito es determinar la pertinencia y logro de los objetivos y la eficiencia, efectividad, impacto y sustentabilidad del desarrollo”.

En España en marco general que establece la mejora de la calidad en las Administraciones Públicas en el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio cuyo objetivo es integrar de forma coordinada y sinérgica una serie de programas básicos para mejorar continuamente los servicios, mediante la participación de los distintos actores interesados: decisores políticos y órganos superiores, gestores y sociedad civil. En la resolución de 6 de febrero de 2006 de la Secretaría General para la Administración Pública reconoce dos modelos de gestión de la calidad que el artículo 20.1 del RD 951/2005  hace referencia. Esos modelos son:

a)      Modelo EFQM de Excelencia, de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad. Modelo recomendado para la autoevaluación de unidades administrativas con un cierto nivel de madurez y experiencia en gestión de la calidad.

b)      Modelo de Evaluación, Aprendizaje y Mejora (EVAM), diseñado por el Ministerio de Administraciones Públicas como una metodología sencilla y asequible recomendado para aquellas organizaciones con poco o sin experiencia en gestión de la calidad para conocer el nivel de rendimiento y facilitarles, si es el caso, de la práctica de la autoevaluación conforme al modelo EFQM.

Hoy en día, en España, el modelo EVAM es desarrollado por la Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL), cuya creación se encuentra regulada en la Disposición adicional primera de la Ley 28/2006, de 18 de julio. Esta Disposición dispone que el objeto de esta Agencia Estatal, adscrita al Ministerios de Administraciones Públicas, es la promoción y realización de evaluaciones de las políticas y programas públicos favoreciendo el uso racional de los servicios públicos y el impulso de la gestión de la calidad de los servicios.

En definitiva, podemos decir que el modelo EVAM es una herramienta para la evaluación y diagnóstico de una Administración Pública cuya evaluación supone un examen global, sistemático y constante de las políticas llevadas a cabo por dicha Administración y sus resultados en comparación con un modelo de excelencia. El modelo EVAM es un método de evaluación creado por AEVAL basado y desarrollado en modelos y experiencias de otros modelos de evaluación ya aplicados en las Administraciones Públicas, como son: EFQM, CAF, ISO, etc…).

El modelo EVAM permite no sólo realizar diagnósticos sobre las actividades y políticas de una Administración Pública, sino también poder relacionar actuaciones específicas para favorecer la mejora continua en la calidad de los servicios y organizar las líneas futuras de actuación que puedan llevar a esta Administración a la excelencia, todo ello teniendo en cuenta el grado de madurez de la Administración.

El modelo EVAM, mediante la utilización La Guía de evaluación Modelo EVAM   tiene los siguientes objetivos:

• Realizar la evaluación externa de las organizaciones que no han iniciado su autoevaluación

• Promover el proceso de evaluación en las organizaciones de la Administración General del Estado

• Facilitar su incorporación gradual al proceso de evaluación

• Poner a su disposición un instrumento inicial de evaluación para favorecer los primeros pasos en la mejora y el camino a la Excelencia

• Suministrar a estas organizaciones las metodologías y acciones a seguir que permitan el avance en la mejora de la gestión

En cuanto al material que aporta dicha guía podemos destacar:

-          La misma Guía, que incluye la estructura del Modelo EVAM, la descripción del proceso y la metodología para la evaluación, así como la propuesta de actividades asociadas para favorecer el desarrollo del modelo EVAM.

-          Un Cuestionario de Evaluación, para ser utilizado durante la evaluación con el modelo EVAM

-          Un Documento Marco de Actuación, que recoge el orden lógico de los pasos que debería seguir una organización para la implantación del Modelo EVAM.

-          Un conjunto de  Manuales de Actuación, documentos de carácter breve y práctico que guiarán a la organización en el desarrollo de las recomendaciones de algunas actividades en función de los resultados obtenidos en la evaluación.

 

La lógica subyacente de este sistema de evaluación es la del ciclo PDCA (Planificar, Desarrollar, Controlar y Actuar). Este modelo EVAM se ha estructurado para ser utilizado en la evaluación de la gestión y los resultados de una Administración u organización de acuerdo al siguiente esquema:

 
 

- EJES: Son los factores críticos básicos en el funcionamiento de una organización. Se consideran cinco ejes, además de un eje Transversal, es el eje de la Comunicación. Estos ejes son:

            1.- Política, Planificación y Estrategia a través del liderazgo. En este eje la Administración u organización deberá haber identificado a los Directivos y los responsables que serán los que establezcan  los objetivos estratégicos y operativos de la Administración en función de la Misión y Visión de la organización. Como líderes de la organización deberán ser los encargados de motivar de forma continua a sus colaboradores en pro de la mejora continua, debiendo ser los referentes en cuanto al comportamiento y rendimiento. Estos líderes serán los encargados de desarrollar, actualizar y revisar la política y estrategia en línea con la Misión y Visión de la organización. En este eje se deberán desarrollar los canales internos necesarios para la comunicación a los colaboradores de los procesos claves, objetivos, planes y tareas de la organización.

            2.- Procesos. En este eje, una vez identificados los procesos claves para llevar a cabo la política y estrategia a cumplir, estos deberán ser descritos y documentados. Para llevar a su fin estos procesos se establecerá unos objetivos e indicadores que permitan llevar un seguimiento y verificación del grado de su cumplimiento. Será preciso que los responsables de estos procesos sean identificados y sean conocedores de su responsabilidad. Así mismo, para el diseño y desarrollo de los servicios que se ofrecen se tendrá en cuenta a los clientes/ciudadanos/usuarios mediante análisis de la demanda, análisis de las Q/S, encuesta de clientes, etc… En la gestión de las relaciones con éstos la organización habilitará mecanismos de asistencia y ayuda, como por ejemplo, Carta de Servicios, Web…). Como mecanismo para la introducción de las mejoras necesarias en los procesos se tendrá en cuenta el nivel de satisfacción de los clientes/ciudadanos/usuarios de los servicios.

            3.- Personas. Para el desarrollo de la política general de los recursos humanos se utilizarán la información que el personal de la propia organización, de los diferentes ámbitos de la organización, aporta la organización mediante canales de comunicación horizontal, vertical, ascendente y descendente. Para la identificación, desarrollo y mantenimiento del conocimiento y las capacidades de los miembros de la organización se establecerá un plan de formación basado en las necesidades de la organización y de las personas.

            4.- Alianzas y recursos. Habrá que tener en cuenta la importancia de las alianzas de los proveedores y aliados estratégicos de la organización, así como las partidas presupuestarias de gasto dedicadas a los proyectos específicos. Serán de gran importancia desarrollar y facilitar el acceso a canales internos y externo de comunicación adecuados para la trasmisión de la información y conocimiento.

            5.- Resultados. Las organizaciones deberán hacer un seguimiento y medición periódico de los indicadores de satisfacción de los clientes/ciudadanos/usuarios externos como internos de los servicios prestados. Como resultados del rendimiento no económico de la organización.

            -Eje Transversal: Comunicación. La comunicación  subyace de todos los ejes del Modelo EVAM, confiriéndole unidad. Los aspectos relacionados con la comunicación se analizan a través de las Cuestiones que componen cada uno de los Ejes, por lo que no se hace una valoración concreta de éste.

 

-  ASPECTOS DE EVALUACIÓN: Se trata de subdivisiones contenidas en cada uno de los ejes. El modelo se compone de 16 Aspectos. El proceso de evaluación se realiza mediante cuestionario, realizado por el equipo de evaluación, compuesto por miembros de la organización y asesorados por órganos externos o miembros del personal de la organización especializados en materia de calidad.

-  CUESTIONES: Se trata de propuestas concretas que se integran en cada Aspecto y que han de contestarse con las evidencias encontradas durante la evaluación. Se trata de propuestas orientativas de evidencias que haya que analizar durante la evaluación, contenidas en un cuestionario de evaluación. El número de Cuestiones en las que se divide el Modelo EVAM es de 34.

 

CERTIFICACIÓN DEL MODELO EVAM EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

En el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado se encuentra regulado el reconocimiento a la excelencia, consistente en la certificación, por parte de AEVAL, de las organizaciones que hayan realizado su correspondiente autoevaluación conforme a modelos de gestión de calidad reconocidos y la concesión de un sello, según el nivel de excelencia comprobado. A este respecto, el BOE de 14 de julio de 2009, en Resolución de 18 de junio de 2009, del Consejo Rector de la Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios por la que se aprueba el procedimiento de certificación del nivel de excelencia de las organizaciones de las Administraciones Públicas, dispone que: el reconocimiento a la excelencia consiste en la certificación, por parte del Ministerio de Administraciones Públicas, de las organizaciones conforme a modelos de gestión de calidad a los que se refiere el artículo 20 y la concesión de un sello, según el nivel de excelencia comprobado.» Esta certificación podrá solicitarse por aquellas organizaciones que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 21 del mismo Real Decreto, hayan realizado su correspondiente autoevaluación tomando como referencia uno de los aludidos modelos”.

Las Instituciones españolas certificadas con el modelo EVAM son, según AEVAL, las siguientes:
 
Organizaciones certificadas por AEVAL en 2012  
   
 Certificaciones conforme al Modelo EVAM    
   
ORGANIZACIÓN NIVEL
27. Secretaría General del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el trabajo  Nivel + 300
28. Subdirección Gral. de Administración y Análisis Presupuestario del Instituto Social de la Marina Nivel 200-299
   
Organizaciones certificadas por AEVAL en 2011  
   
Certificaciones conforme al Modelo EVAM   
   
ORGANIZACIÓN NIVEL
21. Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID)  Nivel 200-299
22. Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado  Nivel 200-299
23. Centro de Promoción de la División de Formación y Perfeccionamiento de la Policía Nacional   Nivel 200-299
   
Organizaciones certificadas por AEVAL en 2010  
   
Certificaciones conforme al Modelo EVAM   
   
ORGANIZACIÓN NIVEL
Dirección Provincial del Instituto Social de la Marina en Alicante  Nivel 200-299
Dirección Provincial del Instituto Social de la Marina en Málaga    Nivel 200-299
   
Organizaciones certificadas por AEVAL en 2009  
   
   
Certificaciones conforme al Modelo EVAM  
   
ORGANIZACIÓN NIVEL
Dirección Provincial del ISM en Guipúzcoa Nivel 200-299
Dirección Provincial del ISM en Tarragona Nivel 200-299



BIBLIOGRAFÍA

- GARDE ROCA, Juan Antonio. La evaluación de políticas y su institucionalización en España. GAPP. Núms. 30/30 mayo-diciembre 2004.
- FEMP Modelo de evaluación para la Administración Local. Enero 2011
- AYUNTAMIENTO DE VALENCIA. Plan de mejora organizativa y de gestión para la concejalía de educación y universidad popular del ayuntamiento de valencia mediante la utilización del modelo EVAM. Implantación de un sistema de planificación estratégica y dirección por objetivos. Introducción de una cultura de calidad